En una de las entrevistas de la serie “Las mujeres en los archivos de Sonora”, mencionamos que la profesión de archivista es prácticamente una vocación, o al menos tiene mucho de eso. En esta ocasión, nuestra quinta entrevistada, es quizás de las que más recientemente se han involucrado -ya de tiempo completo- al tema archivístico, no obstante, y como ella misma menciona es “archivista por vocación”, y como también ella misma señala -palabras más, palabras menos- muchas veces es más importante querer y hacer, que tener propiamente la formación. Y ella, sin duda, es ejemplo de ello.
Carmen Karina Mungarro Garibay, oriunda del fértil Valle del Yaqui, es licenciada en derecho por la Universidad de Sonora y maestra en administración pública por el Instituto Sonorense de Administración Pública, por cierto, la primera mujer titulada de esa maestría. En 1998, todavía siendo estudiante, se incorporó como asistente practicante en la dirección general jurídica del Congreso del Estado, donde ha laborado desde entonces.
En estos 26 años, Karina ha ocupado diversos puestos en el poder legislativo, como asistente, coordinadora de eventos especiales, coordinadora administrativa del Instituto de Investigaciones Legislativas y encargada de biblioteca, este último en 2006, que fue precisamente cuando, por la ley de transparencia, solicitaron que desarrollara el archivo histórico del congreso en el departamento de biblioteca, para lo cual hubo necesidad de fumigar, catalogar, cambiar cajas y estantería y adecuar un espacio. Todo lo anterior, señala Karina, lo hicieron especialistas en archivos, pero ella fue parte del proyecto, siendo entonces su primer acercamiento con los acervos documentales.
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Posteriormente, en 2008, pasó al área de sistemas de gestión para certificar al Congreso del Estado, fue entonces cuando ella se certificó como auditoría de gestión, realizando en ese tiempo los 42 procesos de gestión -que no había en el congreso-, mapeos, política, misión, etc., permaneciendo como encargada de esa área hasta el año 2022.
Dos tazas de café y una laptop
En 2021, cuando entró la actual legislatura, se percataron de que, si bien había obligaciones en materia de archivos derivadas de las leyes federal y estatal, en el propio congreso no se estaban cumpliendo a cabalidad, por lo que la Comisión de Régimen Interno determinó que Karina coordinara la implementación de la ley, para lo cual se le otorgó el nombramiento de Coordinadora Provisional de Archivos el 2 de septiembre de 2022. Hay que señalar, primeramente, que dicho nombramiento se dio porque Karina había participado en el Comité de Armonización para la Ley de Archivos de Sonora entre 2018 y 2021, invitada por Conny Moya, por lo que Karina contaba con los conocimientos pertinentes para iniciar el proyecto dentro del legislativo. Además, nos menciona, “a mí se me facilitó porque la ley de archivos, si tú la lees detalladamente, tiene dentro de su texto la palabra sistema 22 veces, entonces la ley de archivos está diseñada como un sistema de gestión, es decir, un conjunto de procesos que se miden, que se controlan, que se regulan, y, a mí, eso me facilitó implementar el sistema institucional de archivos en el congreso.”
Una vez que tomó a su cargo los archivos del congreso, comenzaron con la organización de lo acumulado “era un espacio pequeño lleno de cajas amontonadas de diversos tipos de documentos, comenzamos primero a rescatar, ordenar, clasificar… Fueron más de 400 cajas que fuimos encontrando por diversas áreas. Comenzamos con dos sillas, dos tazas de café y una laptop, y con eso empezamos a diseñar los instrumentos de control y a integrar el grupo interdisciplinario.”
Con relación a estos dos primeros años, nos comenta “me he dado cuenta que puedes tener todos los conocimientos que quieras en materias de archivos, pero si no hay compromiso, si no hay voluntad, si no hay sensibilización y si no hay involucramiento de los directivos es muy difícil que funcione el sistema institucional de archivos… en el congreso en 2022 no había nada, se empezó a hacer limpieza, pero a la par, desde septiembre a diciembre, di alrededor de seis cursos de capacitación, pura sensibilización, explicando los beneficios.”
Ponerle dientes
Generalmente las leyes, no obstante entran en vigor en tal o cual día, tardan un buen tiempo en que sean realmente aplicadas, máxime cuando versan sobre temáticas que han sido tradicionalmente soslayadas, como es el caso lamentablemente de los archivos. Cuatro años hace que se aprobó la ley en Sonora y seis de la federal, y a la fecha la gran mayoría de los sujetos obligados siguen ignorándola o atendiendo parcialmente. Al respecto, Karina comenta:
“Si a esa ley [de archivos] no se le empieza a poner dientes es letra muerta, entonces yo estos dos años he trabajado mucho en fomentar el compromiso, porque desafortunadamente las auditorías archivísticas no están siendo aplicadas como deben ser, el día que se apliquen las auditorías con un objetivo final, que es la correcta implementación del sistema institucional de archivos, quizá se van a ver mejores resultados.”
A más de ponerle dientes y hacer buenas auditorías, Karina apuesta por el desarrollo de la cultura archivística en los sujetos obligados de la entidad, de tal suerte que la gestión documental vaya fluyendo de manera más natural y orgánica:
“Es un cambio de cultura que va para largo, que no es fácil, pero como el congreso ya estaba certificado en sistemas de gestión, la gente ya estaba acostumbrada a trabajar de cierta manera, entonces lo único que fue es que ahora en vez de controlar los procesos vamos a controlar los documentos. Hicimos buen equipo de trabajo con los 28 archivos de trámite, aquí lo importante no es tú como coordinador de archivos estirar la mano nomás para que te den dinero, los titulares tienen que ver resultados, y cuando los titulares ven resultados y los beneficios, y ven que tener los archivos bien, les genera identidad y mejora la imagen de la institución, ellos mismos empieza a apoyar. Los diputados inmediatamente empezaron a ver resultados y empezaron a apoyarnos con firmas de convenios, con las propias instalaciones, ya ahorita tenemos un archivo de concentración que tiene control de ambiente, extintores especiales, control de humedad, iluminación correcta, cajas adecuadas. Tenemos alrededor de ocho mil expedientes en concentración todos correctamente ordenados.”
Sensibilizar, el gran paso…
A lo largo de la conversación, Karina fue insistente en la necesidad de sensibilizar, vaya, lo considera el primer paso a dar, en cualquier institución, para lograr un buen desarrollo archivístico. De acuerdo a sus palabras y, a la forma en remarcarlo, está convencida -y concordamos con ella- de que la sensibilización es el pilar fundamental para la aplicación de la ley, pero no solo sensibilizando a los directivos, sino también a las y los servidores públicos que intervienen en el ciclo vital del documento.
“Si le dices a un servidor público que lo tiene que hacer porque lo dice lo ley, lo va hacer por obligación, pero no por convicción, entonces cuando tú llegas a la conciencia del servidor público del para qué y el beneficio que habrá, ahí es cuando mueves la voluntad, y ahí es donde se empieza a generar una cultura, cuando ya la cultura en materia de archivos está permeada en la institución ya vas de gane”, expresa.
Al principio mencionaba que para Karina es mucho más importante la voluntad que el propio conocimiento -el cual se adquiere con la práctica-, pero también, ella es una convencida de que la voluntad es incluso más importante que los propios recursos materiales o económicos:
“Lo primero que es escuchas es que no tengo dinero, pero con esas personas debes trabajar con su voluntad y compromiso, que entiendan que es en beneficio de la institución y de la sociedad que los archivos se encuentren disponibles y ordenados, ya cuando la gente se da cuenta, todo lo demás con recursos o sin ellos fluye, pero la primera sensibilización debe ser a nivel directivo, para que bajen la información y pongan el ejemplo.”
Los logros…
Al interrogarla sobre cuál considera que ha sido su mayor éxito, o logro, en estos dos años entregados, laboralmente, a los archivos, responde orgullosa, y consideramos que, con justa razón: “la automatización del proceso archivístico del congreso”.
Así, nos comenta: “el Congreso del Estado es de los pocos que tienen los procesos automatizados, fueron cerca de seis meses de trabajar mucho el diseño y el mapeo de los procesos archivísticos, lo hicimos en el congreso, es un sistema propio, es un sistema que el congreso tiene los derechos de autor. El sistema nos controla todo el ciclo vital del documento y eso facilita en un 80% que los archivos de trámite sean ágiles y funcionales, porque le das clic en tu área y te genera tu inventario documental.”
Para lo anterior, señala que además del trabajo del equipo de informática y sistemas del congreso, fue muy importante el apoyo de un grupo de archivistas -entre ellas Pati Ríos, Conny Moya y Rosalina Núñez- a quienes les presentó el proyecto para que emitieran observaciones, correcciones y recomendaciones, y finalmente dieran su visto bueno.
Además, y con la finalidad de acercar el archivo histórico a la ciudadanía, diseñaron a la par del sistema una página web del archivo legislativo donde pusieron a disposición “la base de datos de todos los documentos históricos que tiene el congreso, que son desde 1783 hasta los años noventa.”
Respecto de sus logros más allá del congreso, Karina menciona que se siente muy satisfecha y contenta de “mover voluntades en sujetos obligados fuera del congreso, porque siento que sí le he movido el tapete a dos que tres y sí he hecho conciencia, y han implementado acciones en materia de archivos.” El eco que ha tenido su trabajo ha llegado a lugares del estado como Cananea y Agua Prieta, y fuera de éste, a Guanajuato, donde retomaron algunas de sus ideas sobre las auditorías archivísticas.
A las autoridades y a los ciudadanos: auditorías y acercamiento
A la pregunta de qué le pediría a las autoridades y a la ciudadanía con relación a los archivos, nos contesta:
“A las autoridades les pediría auditorías archivísticas bien realizadas, porque en la medida que tu hagas auditorías archivísticas que le generen un valor y un impacto y que le digan al sujeto obligado en qué puede mejorar y qué puede hacer en beneficio de los archivos, esto va a empezar a funcionar. Auditorías bien aplicadas que se entienda el objetivo del para qué, no solo que le digas al sujeto obligado lo que no tiene, además del para qué hay que sancionar, es importante sancionar. Cuando exista el primer sancionado en Sonora en materia de auditoría archivística, inmediatamente los directivos van a empezar a ver qué pueden hacer.”
Por su parte, a los ciudadanos les pide que “consulten los archivos históricos, que se enriquezcan, que conozcan la historia de Sonora, los archivos son la memoria del estado… porque los documentos son de ellos, los archivos son de la ciudadanía… Es importante que el ciudadano sepa que esos documentos son de ellos y de ella, inculcarle a la ciudadanía el derecho al acceso a los archivos.”
A nivel personal
Durante la charla, surgió la pregunta de qué sueños o metas tiene en su faceta como archivista, qué quiere aportar a los archivos del estado, además de lo que ya se ha mencionado en la entrevista. Luego de reflexionar unos instantes, no contestó lo siguiente:
“A pesar de que tengo 26 años laborando en el congreso, tengo dos años en el archivo solamente, lo más importante ha sido la sensibilización, la cultura para que se adquiera como su forma de trabajo, y la única manera es enseñar a la gente a trabajar bajo procesos. Además, quiero dejar mi huella en el congreso con un archivo de vanguardia, dejar historia, que la gente conozca lo que se hace en el Congreso del Estado, que se enteren de lo que ha pasado ahí. Hace días encontramos que una mujer de Magdalena hizo todo un estudio para que les reconocieran el voto a las mujeres en los años cincuenta, pero se lo rechazaron, por eso, mi sueño es dejar la cultura legislativa bien establecida, a través del acceso a esos documentos que tienen muchísima información; hacer una sala de la cultura legislativa dentro del congreso, donde se hagan exposiciones, visitas guiadas, etc., lograr un acceso continuo, constante y transparente a los archivos.”
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Nuestra entrevistada, finaliza diciendo que Sonora tiene un futuro promisor en los archivos, las bases están y las condiciones cada vez son mejores, principalmente en el recurso humano: “hay un grupo de archivistas en Sonora que durante los últimos años se ha mantenido unido y se han sacado buenos proyectos a raíz de ese grupo, algunos de ellos tienen mucho reconocimiento a nivel estatal y nacional, y no te dejan y no te sueltan de la mano, te apoyan para que hagas lo mejor posible tu trabajo, esa yo creo es una fortaleza que tenemos en Sonora”, puntualizó.
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